Koszt pracownika tymczasowego. Co składa się na stawkę agencji

Pierwsze pytanie w rozmowie o współpracy dotyczy zwykle stawki godzinowej. Zaraz po nim pojawia się drugie: dlaczego stawka agencyjna jest wyższa niż wynagrodzenie, które pracownik dostaje na rękę. Odpowiedź nie sprowadza się do marży, choć marża jest jednym ze składników.

Poniżej rozkładamy stawkę agencyjną na części i pokazujemy, jak porównać ją z kosztem własnej rekrutacji, żeby zestawienie miało sens.

Stawka na pasku to nie jest koszt pracownika

Wynagrodzenie brutto stanowi tylko część kosztu zatrudnienia, niezależnie od tego, kto formalnie zatrudnia. Do kwoty brutto pracodawca dolicza własne składki, których nie widać na pasku wypłaty.

• składka emerytalna w części finansowanej przez pracodawcę, 9,76 procent podstawy,
• składka rentowa w części pracodawcy, 6,50 procent podstawy,
• składka wypadkowa, której wysokość zależy od grupy ryzyka i danych zakładu,
• Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Aktualne stawki warto potwierdzić z księgowością, ponieważ część z nich zmienia się wraz z przepisami i klasyfikacją działalności. Sam mechanizm pozostaje jednak stały: każde 100 złotych brutto oznacza dla pracodawcy wydatek wyraźnie wyższy niż 100 złotych.

Co składa się na stawkę agencyjną

Stawka agencyjna obejmuje pełny koszt zatrudnienia oraz obsługę procesu. Poniższa lista pokazuje, za co realnie płaci pracodawca użytkownik.

• wynagrodzenie zasadnicze pracownika tymczasowego,
• dodatki za pracę nocną, nadgodziny oraz pracę w dni wolne,
• składki po stronie pracodawcy wymienione wyżej,
• wynagrodzenie urlopowe oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• wynagrodzenie chorobowe w okresie finansowanym przez pracodawcę,
• badania lekarskie medycyny pracy i szkolenie BHP ogólne,
• rekrutacja: ogłoszenia, selekcja, rozmowy, weryfikacja doświadczenia,
• dokumenty legalizacyjne cudzoziemców oraz zgłoszenia do urzędów,
• obsługa kadrowo-płacowa, rozliczenia i sprawozdawczość,
• praca koordynatora w kontakcie z zakładem i pracownikami,
• marża agencji.

Część tych pozycji można podzielić inaczej, na przykład zostawić odzież roboczą po stronie zakładu. Dlatego przed podpisaniem umowy warto ustalić dokładny podział, zamiast porównywać same liczby.

Koszty własnej rekrutacji, których nie widać w budżecie

Zestawienie stawki agencyjnej z wynagrodzeniem brutto własnego pracownika daje wynik przewidywalny, ale nieprawdziwy. Rekrutacja prowadzona samodzielnie również generuje wydatki, tyle że rozproszone po kilku działach.

• publikacja ogłoszeń i promocja rekrutacji,
• czas rekrutera oraz kierownika działu poświęcony na selekcję i rozmowy,
• obsługa kadrowo-płacowa nowych osób,
• badania, szkolenia i wyposażenie stanowiska,
• koszt rotacji, czyli powtarzanie całego procesu po odejściu pracownika,
• koszt nieobsadzonego stanowiska, jeśli rekrutacja się przeciąga.

Ostatnia pozycja jest zwykle największa, a najrzadziej liczona. Nieobsadzona zmiana w magazynie oznacza opóźnienia w wysyłce, nadgodziny pozostałych osób i ryzyko kar umownych po stronie zakładu.

Jak porównać obie ścieżki uczciwie

Porównanie ma sens dopiero wtedy, gdy obie strony liczone są w ten sam sposób. Proponujemy trzy zasady.

Po pierwsze, liczymy koszt jednej przepracowanej godziny, a nie koszt etatu. Etat obejmuje urlopy, zwolnienia i szkolenia, w czasie których praca nie jest wykonywana.

Po drugie, uwzględniamy absencję i rotację z ostatnich dwunastu miesięcy. Bez tych danych porównanie opisuje sytuację idealną, która w magazynie nie występuje.

Po trzecie, wyceniamy czas własnych pracowników. Godziny kierownika zmiany poświęcone na rozmowy rekrutacyjne są kosztem, nawet jeśli nie pojawiają się w żadnej fakturze.

Kiedy własna rekrutacja wypada lepiej

Zatrudnienie bezpośrednie sprawdza się przy stabilnym, przewidywalnym zapotrzebowaniu i przy stanowiskach, na których liczy się długi staż. Dotyczy to obsługi maszyn specjalistycznych, utrzymania ruchu, brygadzistów oraz stanowisk wymagających znajomości procesu wewnętrznego.

Warunkiem jest jednak własne zaplecze kadrowe. Bez działu, który poprowadzi rekrutację i obsługę dokumentów, oszczędność na stawce zamienia się w obciążenie innych osób.

Kiedy lepiej sprawdza się agencja

Praca tymczasowa odpowiada na zapotrzebowanie zmienne w czasie: szczyty sezonowe, uruchomienie nowej linii, zastępstwa, nagły wzrost zamówień. Zakład płaci wtedy za przepracowane godziny, a nie za utrzymanie obsady w miesiącach o mniejszym wolumenie.

Drugi obszar to zatrudnianie cudzoziemców. Odpowiedzialność za dokumenty, terminy i zgłoszenia leży wtedy po stronie agencji, która prowadzi te procesy na co dzień. Przy zatrudnieniu bezpośrednim całe ryzyko formalne pozostaje w zakładzie.

O co zapytać przed podpisaniem umowy

• co dokładnie obejmuje stawka i które pozycje są rozliczane osobno,
• kto ponosi koszt badań, szkoleń BHP oraz odzieży roboczej,
• jak rozliczane są nadgodziny, praca nocna i dni wolne,
• jakie są zasady zastąpienia pracownika, który nie sprawdził się na stanowisku,
• kto odpowiada za legalizację pobytu i pracy cudzoziemców,
• czy agencja figuruje w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia,
• w jakim terminie agencja jest w stanie uzupełnić obsadę.

Odpowiedzi na te pytania mówią o współpracy więcej niż sama wysokość stawki. Różnica kilku procent na godzinie ma mniejsze znaczenie niż to, czy zmiana zostanie obsadzona w tygodniu, w którym magazyn pracuje na maksimum.