Obsada magazynu na IV kwartał. Kiedy zamawiać pracowników

Szczyt zamówień w magazynach nie zaczyna się w grudniu. Zaczyna się we wrześniu, kiedy sklepy internetowe budują zapasy, a operatorzy logistyczni domykają grafiki na cztery miesiące do przodu. Firma, która zamawia pracowników w listopadzie, wchodzi na rynek wtedy, gdy dostępnych kandydatów jest najmniej.

Poniżej opisujemy, jak wygląda kalendarz czwartego kwartału w magazynach, ile czasu zajmują formalności przed pierwszą zmianą i w jakiej kolejności warto planować obsadę.

Kalendarz szczytu w magazynach

Czwarty kwartał ma kilka odrębnych fal, a każda z nich obciąża inny fragment procesu. Planowanie obsady w oderwaniu od tego kalendarza kończy się przestojami w jednym tygodniu i brakiem rąk w kolejnym.

• wrzesień: budowanie zapasów, przyjęcia towaru, praca na strefie przyjęć,
• październik: rozruch kampanii sprzedażowych, wzrost liczby kompletacji,
• listopad: Black Friday i Cyber Monday, największe obciążenie pakowni i wysyłki,
• grudzień: szczyt przedświąteczny, praca na dwie lub trzy zmiany,
• styczeń: fala zwrotów oraz inwentaryzacja końca roku.

Zapotrzebowanie kadrowe nie rośnie liniowo. W listopadzie i grudniu magazyn potrzebuje najwięcej osób przy pakowaniu i wysyłce, natomiast we wrześniu przy przyjęciach i uzupełnianiu lokalizacji. Dobrze przygotowane zamówienie uwzględnia te różnice, zamiast zakładać jedną stałą liczbę pracowników na cały kwartał.

Dlaczego wrzesień jest ostatnim spokojnym momentem

Rynek pracowników magazynowych działa sezonowo po obu stronach. Jesienią o tych samych kandydatów konkurują operatorzy logistyczni, sklepy internetowe, zakłady spożywcze i firmy kurierskie. Kto ogłasza się później, ten podnosi stawkę, żeby przyciągnąć osoby, które już rozważają inną ofertę.

Drugi powód jest proceduralny. Między decyzją o zatrudnieniu a pierwszą zmianą stoi zestaw formalności, których nie da się skrócić dowolnie. Część z nich zależy od terminów w przychodni albo w urzędzie, a nie od tempa pracy agencji.

Co dzieje się przed pierwszą zmianą

Zanim pracownik wejdzie na halę, trzeba zamknąć kilka etapów. Przy pojedynczych osobach zajmuje to kilka dni. Przy grupie kilkudziesięciu osób terminy zaczynają się nakładać.

• rekrutacja i weryfikacja doświadczenia,
• badania lekarskie medycyny pracy,
• szkolenie BHP ogólne oraz instruktaż stanowiskowy po stronie zakładu,
• sprawdzenie uprawnień UDT przy stanowiskach z wózkiem widłowym,
• dokumenty legalizacyjne w przypadku cudzoziemców oraz zgłoszenie powierzenia pracy,
• organizacja zakwaterowania i transportu na zmianę,
• zgłoszenie do ubezpieczeń i przygotowanie umów.

Średni czas realizacji zamówienia wynosi u nas 7 dni. W szczycie sezonu dostępność kandydatów jest jednak ograniczona, a terminy badań i szkoleń wydłużają się razem z liczbą zgłoszeń w regionie. Z tego powodu zamówienie złożone z wyprzedzeniem daje zakładowi realny wybór, a nie tylko to, co akurat zostało na rynku.

Ilu pracowników zamówić

Sama liczba etatów to za mało. Zamówienie powinno opisywać rozkład obsady w czasie oraz zakładać margines na absencję i rotację, która w pracy sezonowej jest wyższa niż przy zatrudnieniu stałym.

Warto rozpisać zapotrzebowanie na trzy elementy: obsadę bazową utrzymywaną przez cały kwartał, obsadę szczytową na listopad i grudzień oraz bufor na zastępstwa. Przy pracy trzyzmianowej trzeba dodatkowo uwzględnić, że część kandydatów nie przyjmie zmian nocnych.

Stopniowe wprowadzanie ludzi działa lepiej niż jednorazowe wejście dużej grupy. Nowa osoba osiąga pełną wydajność po kilku dniach, a brygadzista nie jest w stanie wdrożyć dwudziestu osób naraz bez straty na jakości kompletacji.

Limit osiemnastu miesięcy w pracy tymczasowej

Przy planowaniu czwartego kwartału trzeba sprawdzić, czy dana osoba nie wykorzystała już limitu. Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych ogranicza okres wykonywania pracy na rzecz jednego pracodawcy użytkownika do 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy.

Ma to znaczenie zwłaszcza tam, gdzie ci sami pracownicy wracają do zakładu co sezon. Weryfikację robimy przed skierowaniem, ale ewidencja po stronie zakładu również powinna to obejmować.

Harmonogram zamówień

• sierpień i wrzesień: prognoza wolumenu, ustalenie obsady bazowej i szczytowej, złożenie zamówienia,
• wrzesień i październik: rekrutacja, badania, szkolenia, dokumenty cudzoziemców,
• październik: wdrożenie pierwszej grupy i sprawdzenie wydajności na stanowiskach,
• listopad: uruchomienie obsady szczytowej przed Black Friday,
• grudzień: utrzymanie obsady i zastępstwa za absencje,
• styczeń: obsada na zwroty i inwentaryzację, rozliczenie sezonu.

Co przygotować po stronie zakładu

Agencja odpowiada za rekrutację, dokumenty i obsługę kadrową. Część obowiązków pozostaje jednak przy pracodawcy użytkowniku i wpływa na to, jak szybko nowa grupa osiągnie założoną wydajność.

• bezpieczne i higieniczne warunki pracy na stanowisku,
• instruktaż stanowiskowy oraz odzież i obuwie robocze,
• ewidencja czasu pracy przekazywana do rozliczenia,
• wyznaczeni brygadziści do wdrożenia nowych osób,
• informacja o wymaganiach stanowiska przed rozpoczęciem rekrutacji.

Im wcześniej te elementy są ustalone, tym mniej korekt trzeba wprowadzać w listopadzie, kiedy magazyn pracuje na pełnych obrotach.